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Trabalho, tecnologia, ingresso e planejamento: as tranformações do Desenvolvimento Institucional

quinta-feira, 13 de Maio de 2021

IFC e a Pandemia: O Instituto Federal Catarinense apresenta uma série de matérias sobre os desafios enfrentados pela instituição após pouco mais de um ano de pandemia mundial de Covid-19. Os textos serão publicados semanalmente, com o objetivo de traçar um panorama completo e transparente sobre os desafios enfrentados pela instituição neste período tão grave da história de nosso país.

Um dos aspectos mais evidentes das mudanças que o período de pandemia trouxe para o IFC — e que é bastante citado ao longo desta série de reportagens — é a adoção do trabalho remoto para os servidores da instituição. Em um curto espaço de tempo, para que pudessem atuar em segurança, cerca de 2 mil profissionais passaram por mudanças drásticas em suas rotinas de trabalho. Essa transformação trouxe preocupações em diversos níveis: infraestrutura, organização e até mesmo a saúde mental dos trabalhadores do Instituto.

Outro elemento afetado diretamente foi o ingresso de estudantes: sem a possibilidade de realizar provas presenciais, o IFC teve que repensar completamente seus processos seletivos, para que os candidatos pudessem ter acesso às vagas disponibilizadas sem comprometer a sua saúde. A crise sanitária trouxe ainda demandas tecnológicas e de Planejamento Estratégico; afinal, mesmo os melhores esforços nesse sentido seriam incapazes de prever o surgimento de uma pandemia de escala mundial.

Adereçar estas questões coube à Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodin), o órgão executivo que promove o desenvolvimento dos servidores, os processos de ingresso, a integração entre a Reitoria e os campi, a sistematização de dados e a coordenação dos processos de planejamento estratégico, entre outras atribuições. “O departamento agiu em diferentes frentes com a chegada da pandemia, por meio das Diretorias que compõem sua estrutura organizacional — com destaque às ações de Gestão de Pessoas, Tecnologia da Informação e Desenvolvimento Institucional”, explica a pró-reitora, Jamile Delagnelo da Silva. “Sempre em parceria com as áreas finalísticas e os órgãos de apoio à governança e comunicação, atuamos como suporte em diversas ações, no sentido de amenizar os impactos em cada uma das áreas da instituição”.

Os desafios do trabalho remoto

Assim como os demais setores, a Prodin começou a sentir as implicações do coronavírus logo após o começo da pandemia global. “Na primeira semana do mês de março de 2020, após as notícias sobre o novo vírus se intensificarem na mídia, nos reunimos, montamos a primeira versão do Comitê de Crise e definimos que, a partir de 18/03, teríamos que manter o isolamento social e as atividades teriam que ser desenvolvidas de forma remota”, conta o diretor de Gestão de Pessoas, Bruno Vieira. Desde então, segundo ele, o processo de adequação dos métodos de trabalho tem sido constante e repleto de desafios. “Devido à natureza da pandemia, não houve tempo hábil de planejamento para que quase 2 mil servidores passassem, de um dia para o outro, para outra forma de produção. Tivemos que lidar com diversas dificuldades de adaptação, comunicação, atendimento às demandas, infraestrutura nas residências dos servidores, encaminhamento de assuntos e agendamento de reuniões, entre outros assuntos”.

Outro aspecto preocupante foi o aparecimento de doenças decorrentes do isolamento social entre os trabalhadores. “Desde o primeiro momento, quando da formação do Comitê de Crise, os servidores de Saúde da Reitoria, vinculados ao Subsistema Integrado de Atenção à Saúde do Servidor (Siass), já foram inseridos nas discussões. Instituímos o programa ‘Você Não Está Sozinho’, que visa abrir um canal de comunicação entre servidores e psicólogos, psiquiatras e demais profissionais de saúde para um bate-papo inicial e orientações”, diz Vieira.

De acordo com o Siass, a iniciativa providencia acolhimento de saúde online para os servidores. Os interessados enviam um e-mail para o endereço eletrônico saudemental@ifc.edu.br e, a partir daí, suas demandas são encaminhadas aos profissionais do Subsistema, que prestam o atendimento em formato de videoconferência.

O papel fundamental da tecnologia

Durante a suspensão das atividades presenciais, a comunicação via internet se tornou protagonista nas relações de trabalho. Atividades Remotas de Ensino, eventos científicos, seminários, reuniões, trocas de documentos… a continuidade de todo um universo de processos de trabalho só foi possível graças a recursos tecnológicos — como, por exemplo, os diversos módulos do Sistema Integrado de Gestão (SIG).

Para atender às novas demandas durante a pandemia, a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) atuou em diversas frentes, tanto no suporte quanto no desenvolvimento de atividades. “Inicialmente, cabe destacar que os serviços de conectividade, sites e sistemas de gestão foram mantidos em funcionamento, sendo classificados pelo Comitê de Crise como essenciais”, diz o diretor do departamento, Frederico Bazana. “No que diz respeito ao trabalho remoto, a DTI reorganizou o atendimento ao suporte, priorizando chamados de atendimento à manutenção de equipamentos do IFC emprestados a servidores que se mantêm em trabalho remoto, e aqueles relativos ao Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas – SIGAA”.

De acordo com Bazana, o SIG como um todo passou por um processo de fortalecimento e customização para enfrentar a situação sanitária. “Os campi foram incentivados a utilizar mais a infraestrutura do Sistema, que inclusive recebeu mais máquinas virtuais para dar um suporte mais robusto. O SIGAA teve suas funcionalidades de Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) mais bem exploradas. E o uso do SIG e das demais plataformas de ensino foram apresentadas e esmiuçadas durante o Treinamento Regularmente Instituído (TRI), curso ofertado pelo IFC, na modalidade EaD, sobre Tecnologias de Informação e Comunicação no contexto educacional”, destaca.

A DTI teve ainda papel fundamental na realização de reuniões online, conferências e lives. “Eventos dessa natureza são importantes ferramentas de trabalho e comunicação. Atuamos como suporte técnico em sua realização, em parceria com as pró-reitorias e a Coordenação-geral de Comunicação (Cecom)”, afirma Bazena. “Quanto à segurança em reuniões e eventos virtuais, a DTI e a Cecom elaboraram um Manual de orientação, com diretrizes gerais para garantir um ambiente seguro para servidores e estudantes, livres de ataques e perturbações”. Editais de fomento ao desenvolvimento de software, realizados pela Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação (Propi), e o Auxílio Inclusão Digital, realizado por meio da Pró-Reitoria de Ensino (Proen), também contaram com o suporte técnico da DTI.

“Destacamos ainda nossa atuação, especialmente por meio da Coordenação de Desenvolvimento de Sistemas, no desenvolvimento do novo sistema de ingresso discente, viabilizando deste modo uma melhor operacionalização dos procedimentos de ingresso de estudantes no IFC”, aponta o diretor. Este software, capaz de gerenciar, de forma automatizada, todas as etapas dos processos seletivos dos cursos técnicos integrados ao ensino médio, cursos técnicos subsequentes e de graduação, foi um dos pontos cruciais para a reformulação destes processos durante a pandemia, conforme veremos a seguir.

As transformação no Ingresso

Com as mudanças no Calendário Acadêmico e nas atividades presenciais, os processos seletivos de novos estudantes do IFC também passaram a ser uma preocupação. Foi preciso adaptar os procedimentos para que a saúde, tanto dos candidatos quanto da comunidade acadêmica envolvida na realização dos certames, fosse preservada. A busca de soluções para esta questão envolveu os órgãos colegiados de todos os campi, conforme explica o coordenador-geral de Avaliação e Ingresso da Prodin, André Zuconelli. “Todas as possibilidades e os impactos foram analisados de forma cautelosa em diversas reuniões. O Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão (Consepe), por meio de reunião ordinária, foi o responsável pela deliberação final sobre as alterações dos processos seletivos. Com as definições dos novos critérios, coube à Coordenação-Geral de Avaliação e Ingresso (CGI) a organização dos editais e procedimentos envolvidos. Vale destacar que todo o processo foi discutido e construído em conjunto com todos os campi, em que servidores envolvidos no processo compartilharam suas ideias e sugestões para adequar os procedimentos dentro das condições apresentadas pela pandemia”.

As adaptações começaram com a organização dos editais. “Uma das estratégias foi dividir o documento regulamentador do certame em dois: um para as inscrições e outro para as matrículas. Assim, foi possível ganhar tempo para adequar as matrículas conforme o avanço da pandemia em nosso estado”, esclarece Zuconelli. “Com a necessidade de evitar aglomerações, para o bem de servidores, candidatos e seus familiares, as matrículas dos candidatos aprovados se deu de forma online, sendo esta a principal adaptação em todo o processo — já que, anteriormente, a entrega de documentos e efetivação da matrícula se dava diretamente nos campi do IFC. Foi necessária ainda uma adaptação da logística de trabalho dos servidores que lidam com matrículas, já que, além de atuar de forma diferente ao que era executado em anos anteriores, precisaram superar todas as questões decorrentes do teletrabalho”.

O coordenador-geral de Ingresso ressalta que a integração com o trabalho da DTI foi essencial para o desenvolvimento das novas estratégias. “Houve a necessidade da construção de um novo sistema computacional para administrar os procedimentos, prevendo as alterações determinadas pelo Consepe (conforme explicado anteriormente). O novo programa contribuiu em todas as etapas de todos os processos seletivos, fazendo com que os cronogramas inicialmente propostos fossem cumpridos. Não menos importante é a questão da comunicação com os candidatos, que também teve que ser repensada. Com o impedimento do deslocamento da comunidade até o IFC, a Coordenação-Geral de Comunicação (Cecom) optou pela divulgação dos processos seletivos nos meios digitais, enquanto a CGI e os campi do IFC deixaram à disposição vários canais para que os interessados pudessem sanar suas dúvidas — e-mail, WhatsApp, reuniões virtuais e lives, entre outros. A CGI procurou ainda sempre manter informados os candidatos participantes dos processos seletivos por meio de mensagens de e-mail e grupos de WhatsApp”.

Ações de suporte, Comitê de Crise e Planejamento Institucional

Conforme estabelecido anteriormente pela pró-reitora, a Prodin é um órgão que atua como suporte em diversos setores do Instituto, trabalhando em frentes de planejamento, articulação e monitoramento junto aos campi. “O IFC precisou se reinventar para dar conta da situação e manter aquilo que é essencial e finalístico, notadamente o ensino, a pesquisa e a extensão. Sem o suporte das áreas meio, não seria possível manter as atividades de ensino e administrativas em formato remoto. Por esta razão, o papel da Prodin, enquanto integradora entre Reitoria e campi, foi fundamental para dar vazão àquilo que precisou ser encaminhado tanto para o desenvolvimento de Atividades de Ensino Remotas (AERs) quanto para as atividades administrativas a distância”, afirma a responsável pela Diretoria de Desenvolvimento Institucional (Dides), Bárbarah Sorgetz.

“Enquanto instância de assessoramento dos processos de sistematização de dados, informações e procedimentos institucionais, a Dides atuou diretamente junto ao Comitê de Crise do IFC, onde são discutidas e encaminhadas as questões que sofrem impacto pela pandemia, e também na coordenação do Subcomitê Científico, que reúne profissionais de diferentes especialidades para discutir, sintetizar e consolidar os indicadores da pandemia em consonância com o que prevê o Plano de Contingência do IFC”, conclui.

Confira também a entrevista com a reitora do IFC, Sônia Regina Fernandes, publicada em “Desafios, vitórias e quebras de paradigmas: a batalha do IFC contra o coronavírus”; como funciona o Comitê de Crise criado pelo Instituto para lidar com a Covid-19, em  “Resiliência e amadurecimento: Comitê de Crise do IFC atua para minimizar os impactos da pandemia”; os desafios de adaptação dos processos de Ensino durante o período, em As transformações no Ensino e a importância de manter o IFC presente”; e o processo de reformulação das atividades administrativas e financeiras em “Desafios e soluções: como a equipe administrativa se inovou na gestão do orçamento institucional durante a pandemia”.

Texto: Cecom/Reitoria/Thomás Müller
Arte: Cecom/Reitoria/Andréa Santana